Transformación organizacional para abogados en tiempos de crisis (I)

Daniel S. Acevedo Sánchez

Senior Manager de Legal Operations Services para EY Law Latin America North (LAN). Creador/host de Algorítmica Podcast

El año 2020 será tristemente recordado como aquel en el que vivimos la peor crisis sanitaria de la que hayamos sido testigos y estamos a puertas de experimentar una de las peores, sino la peor, crisis financiera del siglo con capacidad de sobrepasar los impactos negativos ocasionados por la crisis financiera del año 2008. A diferencia de lo que vivimos hace poco más de una década, ahora el mundo se ha detenido de repente ocasionando pérdidas millonarias en las economías más desarrolladas del mundo y poniendo en riesgo más de tres millones de puestos de trabajo solo en EE UU marcando de esta forma el fin de una década de expansión de la fuerza laboral en ese país.

Estas son cifras dramáticas si pensamos en los impactos que puedan presentarse en las economías y empresas latinoamericanas que históricamente han sido un poco más resilientes que los grandes mercados globales, pero que en los últimos años han incrementado su dependencia de la manufactura asiática, impulsada por el crecimiento económico chino, y la demanda de productos de EE UU; a menor desarrollo económico del país del norte de América, menor consumo de los hogares y empresas y, por tanto, menor comercio exterior y flujo de ingresos en dólares para las empresas de nuestra región.

Sin embargo, aunque los impactos en todos los sectores serán evidentes, no todos los países y empresas se verán igualmente afectados; por ejemplo, según las proyecciones revisadas para el 2020 realizadas por Credit Suisse para la región latinoamericana, se espera una reducción cercana al 1,5 % del PIB regional, siendo, además de Venezuela, México, Argentina y Ecuador los países con los peores pronósticos cercanos teniendo contracciones del 4 %, 2,6 % y 2,3 %, respectivamente, se esperaría que Colombia y Perú sí reportarían crecimiento económico aunque mucho menor que el esperado antes de que se desatara el caos en los mercados financieros globales.

La pregunta entonces es ¿qué tienen Colombia y Perú frente a sus pares en la región? Y pensando más concretamente en el sector empresarial en donde con seguridad habrá empresas que se verán seriamente afectadas, incluso llegando a procesos de insolvencia y reestructuraciones, ¿qué tienen las empresas que saldrán adelante frente a esta crisis con respecto a aquellas que posiblemente salgan del mercado? ¿Será solamente algo aleatorio o será que en nuestro rol de líderes de nuestras empresas podemos hacer algo para salir a flote en este caos?

Hablando concretamente del sector de servicios legales y dirigiéndome a equipos jurídicos, aunque esta misma reflexión es aplicable en términos generales a muchas empresas, lamentablemente, y como ya lo hemos visto en el pasado, tenemos que atravesar por una situación de crisis empresarial para que ahora sí nos preocupemos por construir y desarrollar operaciones más eficientes y hacer uso de las tecnologías de información para ello. Me pregunto cuántos equipos jurídicos están preocupados en este momento por hacer un mapa completo de los contratos de la empresa en la que trabajan que luego les permita hacer un correcto análisis de riesgos legales asociados a incumplimientos a causa de la pandemia.

Estoy seguro, aunque no lo quisiera, de que muchas áreas legales empresariales en este momento no solo tienen esa preocupación, sino, peor aún, ven la tarea casi como imposible, porque muchos contratos no están digitalizados y almacenados en un repositorio común que permita un fácil control, y, además de estar en papel, incluso podrán estar dispersos en diferentes áreas de la empresa, como ventas, comercial, compras, tecnología, etc. Este es solo un ejemplo de las muchas cosas que actualmente deben estar quitándoles el sueño a directores o jefes de departamentos jurídicos.

La respuesta a las preguntas que nos hacíamos anteriormente, y la razón por la cual algunos líderes empresariales están más tranquilos que otros ante las circunstancias adversas, es que algunas empresas “se preparan para la guerra, aún en tiempos de paz”, es decir, desarrollan procesos robustos y protocolos especiales de continuidad del negocio que les permite adaptarse rápidamente a un escenario de crisis cuando este se presente y para la muestra un botón. Y esto no es solamente cuestión de tener algunas páginas escritas en una política olvidada en el rincón más oscuro de la empresa con el famoso “business continuity plan o BCP”, se trata de que toda la empresa está culturalmente orientada a un esquema de trabajo resiliente y adaptable que sea capaz de hacer frente a escenarios de mercado no esperados como el que vivimos actualmente.

De nuevo, para lograr lo anterior no solo basta con escribir un par de políticas o manuales de procedimiento acerca de qué y cómo hacer frente a una interrupción temporal de las operaciones, se trata de que toda la empresa tenga procesos y procedimientos correctamente identificados y analizados que les permita conocer con precisión cómo funciona su operación, que los empleados conozcan la importancia de su función y cómo su trabajo apalanca el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos organizacionales, que la empresa cuente con las herramientas de tecnología para que los colaboradores puedan desarrollar su trabajo de forma adecuada, que la información se encuentre almacenada y lista para ser consultada por cualquier colaborador que la necesite, además, que esta cumpla con ciertos criterios de excelencia como integridad (toda la información está completa), no duplicidad (no existe información repetida en ninguna parte de la empresa), precisión (la información es correcta y está actualizada) y conformidad (la información es almacenada en el formato indicado).

Considerando la extensión de este escrito, en la próxima entrega compartiré algunas recomendaciones para tener en cuenta frente a algunas “enmendaduras de emergencia” en la operación del equipo jurídico, de tal forma que puedan adaptar rápidamente su esquema de trabajo frente a la crisis y prevenir, en la medida de lo posible, problemas mayores. Para quienes no deseen esperar hasta la próxima entrega, una versión completa y más detallada la pueden encontrar en mis perfiles en Twitter y LinkedIn.