Lineamientos para consultar expedientes por parte de usuarios de la justicia se mantienen

La Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia enfatizó, sobre la construcción y acceso del expediente digital, que tanto las normas como las disposiciones administrativas que aluden a estos documentos establecen como premisa el respeto a los derechos constitucionales.

Además, este expediente, en cualquiera de sus formas (físico, digital, digitalizado, electrónico, virtual o híbrido) es considerado como un todo, un conjunto de:

(i)                  Documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento.

(ii)                Acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa.

(iii)               Vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

(iv)               Que debe ser puesto a disposición de las partes e interesados en condiciones de integridad, seguridad y disponibilidad.

Entonces, como el servicio de justicia es esencial, aunque el mismo se preste de forma remota, presencial, semipresencial o virtual, y a pesar de que algunas prácticas judiciales, con ocasión de las medidas derivadas por el coronavirus (covid-19) hayan cambiado, lo cierto es que las razones y los lineamientos para consultar el expediente por parte de los usuarios de la justicia se mantienen (Lea: Durante la pandemia no pueden requerirse copias físicas ni certificadas para tramitar recurso de queja)

De ahí que el Consejo Superior de la Judicatura tenga la obligación de garantizarles el acceso físico o electrónico al expediente, entendido en su conjunto y no a partir de algunas piezas procesales, pues es a partir del estudio del mismo que pueden formularse las intervenciones en el proceso y definir las estrategias de defensa y contradicción.

Lineamientos

El Consejo Superior de la Judicatura aprobó la implementación de un Plan de Digitalización, que apunta a la digitalización priorizada de expedientes activos y en gestión de los juzgados, tribunales y altas cortes, a nivel nacional, en un horizonte de tiempo hasta 2022.

Con dicho plan no se espera digitalizar todos los expedientes de la Rama Judicial. No obstante, esta digitalización permitirá:

-          Acercar virtualmente el expediente judicial al juez y a las partes.

-          Disminuir las consultas físicas y presenciales.

-          Contar con mecanismos de transformación del soporte físico en electrónico.

-          Administrar electrónicamente los documentos asociados al expediente, en condiciones de integridad, seguridad y disponibilidad.

-          Llevar a cabo una primera aproximación a una gestión documental electrónica, como parte del ciclo del proyecto hacia la transformación digital.

-          Favorecer la migración de datos al nuevo sistema de información como columna vertebral de la gestión electrónica y digital de los procesos.

Conozca todos los detalles en el texto adjunto (M. P. Octavio Augusto Tejeiro Duque).