Tecnología, previsión y adaptación: claves del arbitraje para garantizar la continuidad del servicio

Tras casi un año de adaptación a la virtualidad, el arbitraje acentuó la confianza en este canal en los diferentes actores que intervienen en los procesos arbitrales tanto por parte de los usuarios, como de los secretarios y árbitros.

Al momento en el que se decretó la pandemia por covid-19 no se hicieron esperar interrogantes, como ¿están disponibles los medios para realizar audiencias virtuales? ¿Se garantiza el acceso al expediente? ¿Cómo funcionará la práctica de pruebas? ¿Se puede ofrecer un proceso arbitral garante de los derechos fundamentales en la virtualidad? Hoy, la experiencia, las lecciones aprendidas y los testimonios de los usuarios de la virtualidad expresan su aceptación y dan un parte de tranquilidad para el arbitraje.

El Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá cuenta con infraestructura física y tecnológica que le permitió continuar prestando sus servicios sin mayores alteraciones. Alto índice de cumplimiento de audiencias, acceso al expediente virtual e implementación de protocolos para la práctica de pruebas testimoniales resaltan dentro de las lecciones aprendidas.

Cumplimiento de audiencias

En el 2020 se realizaron un total de 1776 audiencias virtuales y nueve presenciales. En el primer mes del 2021 ya se han realizado 143 virtuales.

Estas cifras muestran un alto índice de cumplimiento y efectividad en el servicio y evidencian la preferencia de los usuarios por el acceso al servicio virtual en comparación con el presencial, pese a que el Centro cuenta con protocolos estrictos para la realización de audiencias presenciales.

Los árbitros, secretarios y apoderados han hecho uso de todos los mecanismos digitales puestos a su disposición para el impulso del proceso arbitral.

Una de las ventajas más destacadas de la virtualidad es el cumplimiento de las agendas, es decir, el cumplimiento de los cronogramas es mucho mayor en relación con la presencialidad. Esto estimula la agilidad en los trámites represados y, en consecuencia, los empresarios, comerciantes y personas naturales cuentan con una resolución a sus conflictos más pronta de lo habitual.

Expediente digital

El CAC ha desarrollado infraestructura tecnológica propia que permite la administración y gestión de los procesos. Los usuarios pueden acceder de forma fácil e intuitiva y consultar en cualquier momento y de forma remota el expediente de su proceso.

La optimización y desarrollo está apalancado por el trabajo de los operadores del Centro, quienes trabajan en la digitalización, grabación y transcripción de audiencias, servicios que se ofrecen para reforzar la transparencia y acceso a la información jurídica.

Práctica de testimonios

Árbitros, secretarios y apoderados coinciden en que durante la virtualidad han adoptado protocolos que posibilitaron la práctica de testimonios con “normalidad”. Valga señalar que este era uno de los procedimientos frente a los que la comunidad arbitral estaba más escéptica. Pero la implementación de medidas como exigir al testigo mantener encendida la cámara durante la audiencia, mirar fijamente, hacerle compartir pantalla, etc., se suman a las nuevas prácticas adoptadas por los tribunales arbitrales.

Como reflexión, los tribunales arbitrales coinciden en que la práctica de testimonios es una prueba que se debe valorar de forma integral a la luz de la totalidad del material probatorio del expediente, tanto en la presencialidad como en la virtualidad. En consecuencia, no hay razones para estar prevenidos sobre las prácticas que nos ha impuesto la virtualidad en materia arbitral.

El cuidado de cada una de las etapas procesales, la previsión y la adaptación han hecho posible la prestación del servicio de arbitraje garante de los derechos fundamentales, con acceso a la información que hace posible la defensa de las partes y con el cumplimiento ágil y efectivo de los tiempos.