Nuevas formas de trabajo en tiempos de crisis: las dudas frente al teletrabajo y trabajo en casa

La propagación del covid-19 y su declaración como pandemia generó retos importantes para los empleadores de cara a la organización del trabajo. Esto dio origen a nuevas formas de prestación del servicio que, si bien nacieron a raíz de la coyuntura, han llegado para quedarse.

 

Este es el caso del trabajo en casa, el cual surgió como una forma de trabajo ante una circunstancia excepcional que, por su naturaleza, no exigía el cumplimiento de requisitos especiales, como ocurría con el teletrabajo. Si bien al inicio de la pandemia, el trabajo en casa no fue regulado de manera expresa, esta situación cambió con la expedición de la Ley 2088 del 2021. No obstante, la introducción de esta regulación después de más de un año de su implementación por la pandemia ha generado diversas dudas.

 

Catalina Santos, socia del equipo de derecho laboral en Brigard Urrutia, y Daniela Caicedo, asociada senior de la firma, nos aclaran las dudas sobre la regulación del trabajo en casa en Colombia. 

 

¿Qué es el trabajo en casa?

 

Es una forma de prestación del servicio a través de la cual el empleador habilita al trabajador para desempeñar transitoriamente sus funciones o actividades laborales por fuera del sitio donde habitualmente las realiza, sin modificar la naturaleza del contrato ni desmejorar las condiciones laborales acordadas.

 

¿La habilitación del trabajo en casa se encuentra sujeta exclusivamente a la emergencia sanitaria derivada del covid-19?

 

No. El trabajo en casa se podrá implementar siempre que se presente una situación ocasional, excepcional o especial que impida que el trabajador pueda desempeñar sus funciones en su lugar de trabajo habitual, privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

De esta forma, el trabajo en casa no se encuentra limitado exclusivamente a la emergencia sanitaria ni a la pandemia. Así, si algún trabajador no puede movilizarse a las oficinas de su empleador debido a una catástrofe natural, por ejemplo, será posible implementar el trabajo en casa hasta tanto dicha situación especial no sea resuelta.

 

¿Puedo habilitar el trabajo en casa de manera indefinida?

 

No, la habilitación del trabajo en casa es temporal y se encuentra atada a la duración de la circunstancia ocasional, excepcional o especial que lo haya generado. Puede ser extendida, en principio, hasta por un término de tres meses, prorrogables por un término igual por una única vez. No obstante, si persiste la circunstancia ocasional, excepcional o especial que impidió que el trabajador pudiera realizar sus funciones en su lugar de trabajo habitual, podrá extenderse hasta que desaparezca dicha condición.

 

¿Si habilito el trabajo en casa, debo suministrarles a los trabajadores las herramientas de trabajo?

 

Sí. Sin embargo, al tratarse de una habilitación temporal generada por una circunstancia excepcional, el empleador puede acordar con el trabajador la utilización de sus propios equipos y herramientas de trabajo. Si las partes no llegan a ningún acuerdo, el empleador debe suministrarle al trabajador todos los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de la labor. En este caso, el empleador debe definir los criterios y obligaciones respecto al acceso y cuidado de las herramientas suministradas, así como en relación con la custodia y reserva de la información.

 

¿Debo desarrollar algún procedimiento especial para habilitar el trabajo en casa?

 

Sí, previo a la habilitación del trabajo en casa, el empleador debe establecer un procedimiento para regular esta forma de trabajo y garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación o cualquier otro tipo de herramienta, equipo o software utilizado para el desempeño de las funciones. El empleador tiene la facultad de determinar el procedimiento que será implementado para tal fin.

 

¿Si voy a habilitar el trabajo en casa, debo notificar a mis trabajadores?

 

Sí, el empleador debe notificar a sus trabajadores por escrito sobre la habilitación del trabajo en casa, indicando el periodo de tiempo durante el cual esta modalidad será implementada.

 

¿Si un trabajador quiere hacer uso de esta modalidad de trabajo, estoy obligado como empleador a aceptarlo?

 

No, el empleador tiene la facultad de decidir si habilita o no el trabajo en casa, siempre que se presente una circunstancia especial o excepcional que impida que el trabajador pueda prestar sus servicios desde su lugar de trabajo habitual.

 

¿Para poder habilitar el trabajo en casa debo modificar el reglamento interno de trabajo?

 

No, al tratarse de una situación especial y transitoria, no es necesario que el empleador modifique su reglamento interno de trabajo.

 

¿Para habilitar el trabajo en casa debo capacitar a mis trabajadores?

 

Sí, para la implementación del trabajo en casa, el empleador debe promover la formación, la capacitación y el desarrollo de competencias digitales en los trabajadores cuando la actividad a desarrollar así lo requiera.

 

¿Si habilito el trabajo en casa, debo informarle a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL)?

 

Sí, el empleador que decida habilitar el trabajo en casa debe comunicar y actualizar ante la ARL a la cual se encuentra afiliado los datos de los trabajadores que vayan a prestar servicios bajo esta modalidad.

 

¿Durante la habilitación del trabajo en casa puedo realizarles requerimientos a mis trabajadores por fuera de la jornada laboral?

 

Es importante aclarar que la habilitación del trabajo en casa no elimina los límites establecidos para la jornada de trabajo ni faculta al empleador para hacerles requerimientos a los trabajadores por fuera de los horarios de trabajo acordados. Por lo tanto, el trabajo en casa debe ser ejecutado respetando y garantizando el derecho a la desconexión laboral de los trabajadores. Esto implica que el empleador debe abstenerse de impartir órdenes o de realizar solicitudes por fuera de la jornada laboral.

 

Si se presenta una situación urgente que requiera que un trabajador preste sus servicios después de finalizada la jornada de trabajo, ¿qué puedo hacer?

 

Si bien los trabajadores tienen derecho a disfrutar de su tiempo de descanso, esto no quiere decir que si se presenta una situación especial que requiera de la atención urgente por parte del trabajador, el empleador no puede solicitarle que preste sus servicios por fuera de la jornada de trabajo. Sin embargo, debe tratarse de una situación urgente que requiere de una acción inmediata.

 

¿Qué otro criterio debo tener en cuenta para habilitar el trabajo en casa?

 

El trabajo en casa se debe habilitar de manera coordinada con el trabajador. Así, el empleador debe fijar los medios y las herramientas que permitan el reporte, el seguimiento y la evaluación del trabajador, así como la comunicación constante y recíproca.

 

¿Qué debo tener en cuenta para evaluar el desempeño del trabajador mientras presta sus servicios en casa?

 

El empleador debe determinar los instrumentos, la frecuencia, el modelo de evaluación del desempeño, el cumplimiento de metas del trabajador y el mecanismo para el reporte de los resultados. El seguimiento de los objetivos y actividades de los trabajadores debe obedecer a criterios concertados y establecidos previamente.

 

¿Durante la habilitación del trabajo en casa debo otorgarle al trabajador algún tipo de auxilio?

 

No, al tratarse de una circunstancia ocasional y temporal, la ley no estableció el cubrimiento de los gastos que se puedan derivar del trabajo en casa, como los costos del internet y la electricidad, entre otros. No obstante, en el caso de la habilitación del trabajo en casa con ocasión de la emergencia sanitaria declarada por el covid-19, los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes tienen derecho a recibir un auxilio de conectividad digital en lugar del auxilio legal de transporte, en las mismas condiciones de dicho auxilio.

 

¿Cuál es la diferencia del trabajo en casa y el teletrabajo?

El teletrabajo, a diferencia del trabajo en casa, no se encuentra sujeto a una situación ocasional o especial. En este sentido, el teletrabajo puede ser implementado en cualquier momento, siempre que la prestación de los servicios se encuentre dentro de alguna de las tres modalidades de teletrabajo. Así mismo, puede ser implementado de manera permanente y para su aplicación se requiere del cumplimiento de los requisitos establecidos legalmente.