Del folio magnético al folio electrónico: retos del servicio público registral frente a la pandemia

Juan David González Vargas

Abogado y especialista en Derecho de los Negocios

Experto en asuntos de notariado y registro

juandi1353@hotmail.com

El cumplir con lo establecido en el artículo 756 del Código Civil, sobre el medio de tradición de los bienes raíces, no es tarea sencilla. Por tal motivo, el registro de la propiedad inmobiliaria se convierte en un pilar fundamental para que los ciudadanos efectúen de una manera segura y confiable todas las transacciones inmobiliarias que circulan en el trafico jurídico nacional. 

Un poco de historia…

Al iniciarse la época de la Colonia, los asientos que practicaban los escribanos o notarios para tal tiempo se almacenaban en libros que se organizaban de acuerdo con el tomo al que le corresponde un número romano en el que se encuentren según el tipo de acto registral que las partes pretenden mediante la manifestación de su voluntad a través del título, sea inscrito en el folio u hoja registral. Tales libros vienen clasificados como el de las compraventas, las hipotecas, las sucesiones, entre otros. Al existir tanta cantidad de información recopilada en los libros del antiguo sistema, se crean las aproximadamente 180 oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.

El traslado a los diferentes aplicativos que actualmente maneja la Superintendencia de Notariado y Registro (Supernotariado) no fue una actividad sencilla, ya que no existían los medios de recopilación electrónica o digital para que, de una manera u otra, la información registral consignada en los libros de antiguo sistema quedara inmersa en los aplicativos mencionados, sin vulnerar la seguridad jurídica de la información y, a su vez, cumpliendo con la función de guarda de la fe pública que le asiste al Estado, la cual se hace más notoria con la promulgación del Nuevo Estatuto Registral (L. 1579/12).

Por tal motivo, uno de los grandes retos que le asiste a la Supernotariado es la de asegurar la integridad de la información recopilada del folio cartulina a través de la utilización de medios digitales, como escáneres de alta tecnología que permitan cotejar de una manera precisa la caligrafía utilizada en los asientos registrales escritos a mano y, de esta misma manera, se pueda trasladar tal información a los ordenadores oficiales del Gobierno, de tal manera que el abogado calificador adscrito a alguna de las diferentes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del País, conozca de primera mano la información que soporta determinado asiento registral con anterioridad al año 1992, bien sea en los archivos de la Oficina o en los libros de antiguo sistema, para situaciones en los que la Oficina de Registro requiera certificar por solicitud del ciudadano que determinado inmueble presenta o no antecedente registral conocido. 

Desarrollo de las TIC en el Sistema de Calificación Registral en Colombia

Continuando con la temática, debemos afirmar que el Estado colombiano ha avanzado en la adaptación del Servicio Público Registral a las nuevas TIC, muestra de ello es que con la expedición del Decreto 1250 de 1970 se dejó a un lado la utilización del folio cartulina para pasar al mal llamado folio magnético, que no es otra cosa que la plataforma tecnológica mediante la cual se almacenó la información registral y que permite al abogado encargado de efectuar las labores de calificación asentar, a través de su ordenador oficial en el registro inmobiliario, el negocio jurídico sobre bienes raíces que las partes comparecientes en determinada escritura pública determinen celebrar.

La pandemia del coronavirus trajo consigo que el Servicio Público Registral también tuviese que adaptarse a la contingencia, por tal motivo, la Superintendencia de Notariado y Registro implementó un mecanismo electrónico mediante el cual el abogado calificador realiza las labores de revisión jurídica a los documentos de registro y asienta en tal plataforma los actos jurídicos en el respectivo folio de matrícula desde el ordenador de su residencia. Lo anterior es un avance bastante importante en la prestación del servicio, toda vez que el funcionario conoce de primera mano el documento que va a calificar y puede realizar lo pertinente en un término inclusive menor al empleado al calificar los documentos de manera física en la Oficina de Registro.

Sin embargo, lo anterior no es suficiente, ya que, como se plantea en el título del presente escrito, es necesaria para la prestación óptima del Servicio Registral en Colombia que no solo las TIC se implementen, sino que también haya un único sistema registral donde todos los funcionarios calificadores de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país accedan a la información desde los tiempos del folio cartulina, así como también información que reposa en los libros del antiguo sistema. A su vez, con el terreno que hemos conseguido debido a la contingencia de esta pandemia, se requiere que puedan calificar desde cualquier parte del país los documentos que llegan a la oficina, cumpliendo con las normas de seguridad informática.

La anterior propuesta, es decir, el Sistema Único de Registro de la Propiedad Inmobiliaria, que definimos a través del presente escrito como folio electrónico, debe tener la capacidad de garantizar la seguridad jurídica de la información registral de todas las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para que pueda ser consultada desde el primer antecedente registral de cada matricula inmobiliaria hasta el último asiento registral publicitado. También este sistema debe proveer inmediatez al ciudadano, en el sentido de que tan pronto se efectúe la calificación registral en dicho sistema o aplicativo electrónico despliegue todos sus efectos de publicidad de que trata la Ley 1579 del 2012 y el ciudadano tenga acceso de manera inmediata al resultado de la inscripción o devolución de su documento.