La interoperabilidad consagrada en la Ley de Transparencia y sus efectos en el cumplimiento de algunas obligaciones

María Paula Rueda Mantilla

Gerente Legal y de Impuestos

Tower Consulting Worldwide SAS

Conforme a la definición acogida por Colombia Digital, la interoperabilidad es “la capacidad de las organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio para interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos, con el propósito de facilitar la entrega de servicios digitales a ciudadanos, empresas y a otras entidades, mediante el intercambio de datos entre sus sistemas TIC”.

Partiendo de esta definición y dada la posibilidad de aprovecharse de los beneficios que confiere la tecnología y, en consonancia, a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley de Transparencia (L. 2195/22), la Superintendencia de Sociedades (Supersociedades) y la Dian fortalecerán sus procesos misionales y, así, tendrán mayores y mejores herramientas para verificar el cumplimiento certero de las obligaciones a cargo de sus supervisados u obligados al cumplimiento de los deberes materiales y formales establecidos en la Ley. Ello lo harán a través de la información que podrán compartirse de los reportes que para tales efectos se realizarán ante el registro único de beneficiarios finales (RUB) y el Sistema de Identificación de Estructuras sin Personería Jurídica (NIESPJ) y los reportes de información que se harán por quienes están obligados a presentar los informes 50, 52 y 58 ante la Supersociedades.

Recuérdese que a través de la Ley de Inversión Social (L. 2155/21) se unificó el concepto de beneficiario final y se reglamentó la obligatoriedad de su inscripción ante el RUB, para el caso de las personas jurídicas, y ante el NIESPJ, para el caso de las entidades sin personería jurídica, estableciendo que tiene la calidad de último beneficiario toda persona natural que finalmente posea o controle, directa o indirectamente, a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción.

De la misma manera, la Ley de Transparencia estableció la obligatoriedad de identificación de los beneficiarios finales, extendiendo sus efectos no solo a las entidades vigiladas, sino también a todos los interlocutores del mercado, por lo que se espera que las superintendencias próximamente emitan las circulares reglamentarias para todos aquellos que se encuentren en estado de inspección, ya que hoy está determinado para compañías sujetas a vigilancia o control.

Es preciso tener presente que, para los sistemas de gestión de riesgos, esto es, el Sagrilaft y los PTEE, los artículos 5.3.1  y 5.3.2  de la Circular Externa 100-000016  del 2020, modificada parcialmente por las circulares externas 100-00004 y 100-000015 del 2021 de la Supersociedades determinan la obligatoriedad de desarrollar los procesos de debida diligencia y debida diligencia intensificada, apoyándose en mecanismos eficaces, eficientes y oportunos, que permitan la adecuada identificación del beneficiario final.

Ello obliga, entonces, a los oficiales de cumplimiento a comprobar –con el apoyo de la alta dirección– dentro de sus funciones de monitoreo de tales programas, si las medidas adoptadas en los procesos de vinculación con cada una de sus contrapartes son meramente formales o realmente son efectivos para la mitigación de la materialidad de su ocurrencia, conforme a su sistema y deberán revalidar tal información respecto de sus contrapartes internas, esto es, sus socios o accionistas, lo cual le permitirá a la organización cumplir en debida forma el registro en el RUB.

Ahora bien, identificar efectivamente al beneficiario final puede llegar a tener incidencia en la forma en cómo las empresas han dado a la fecha cumplimiento al deber de registro de su controlante en los términos de los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y los artículos 26 y siguientes de la Ley 222 de 1995. Esto, teniendo en cuenta algunos de los supuestos de subordinación allí dispuestos –particularmente aquellos donde el supuesto de control no obedece a factores de composición de capital–, pueden generar una coexistencia entre el beneficiario final y el controlante que no haya sido debidamente registrado.

Ello significa que los administradores y oficiales de cumplimiento deben instrumentar y realizar una revisión exhaustiva de la observancia efectiva de sus deberes en lo que se refiere a los programas de gestión del riesgo y de las formas en las cuales se han elaborado declaratorias de la situación de control y su registro ante las cámaras de comercio. Con este aprovechamiento de la minería de datos, hoy avalado por ley, se facultará a la Supersociedades y a la Dian validar si los reportes han sido realizados en debida forma e iniciar con una mayor facilidad y nivel de certeza sus procesos sancionatorios.

Finalmente, es de recordar que el incumplimiento de estas obligaciones lo pueden hacer acreedor de diferentes sanciones. Tributariamente, el incumplimiento de estos deberes puede hacerlo acreedor de sanciones que van desde la no actualización en debida forma el RUT, hasta llegar a ser sancionado –para la estructura que omita develar la información– por considerarse que dicha acción sea catalogada como abuso en las obligaciones de suministro de información por provecho tributario.

De la misma manera, la Supersociedades podrá imponer multas sucesivas o no a los administradores de la sociedad y al oficial de cumplimiento de hasta 200 salarios mínimos mensuales legales vigentes en los términos del numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.