Apuntes prácticos sobre la reunión ordinaria de junta de socios o asamblea de accionistas

Lisandro Peña Nossa
Árbitro y experto en Derecho Comercial y Civil

La dinámica de la reunión ordinaria de junta de socios o asamblea de accionistas debe tratarse desde la perspectiva útil que reportan ciertos asuntos que, dada su importancia, se abordarán a continuación para efectos de tenerlos presentes al momento de celebrar la reunión.

¿Cuándo se debe celebrar la reunión ordinaria del máximo órgano social y qué asuntos se deben tratar allí?

La asamblea de accionistas o junta de socios tiene la obligación de celebrar mínimo una reunión ordinaria anual dentro de los tres meses del año, para tratar, en general, los siguientes asuntos: (i) designar administradores; (ii) determinar las directrices económicas de la sociedad; (iii) aprobar los balances contables del último ejercicio; (iv) decidir sobre la distribución de utilidades; (v) adoptar las medidas conducentes para el desarrollo del objeto social y (vi) los demás asuntos que se consideren pertinentes (C. de Co., art. 187).

¿Qué debe contener el escrito de convocatoria?, ¿pueden tratarse otros temas no previstos en el orden del día?

La convocatoria debe contener los asuntos que se abordarán en la reunión (orden del día), así como el lugar, la fecha y la hora de celebración de la reunión. Se precisa que, al contener la convocatoria el asunto de “otros temas o varios”, no se requiere mayoría cualificada para tratarlos y que sean válidos.

¿Quién se encuentra legitimado para convocar a reunión ordinaria del máximo órgano social?

Se encuentra legitimado para convocar a reunión ordinaria el representante legal, salvo que en los estatutos se confiera esta facultad a otros sujetos, como la junta directiva.

¿Qué sucede si en los estatutos sociales no se prevé el medio en que se efectuará la convocatoria a reunión ordinaria del máximo órgano social?

En ese evento, la ley suple el silencio de los asociados y, en su lugar, dispone que la convocatoria se realizará mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad (C. de Co., art. 424). Lo anterior salvo en las sociedades por acciones simplificadas (SAS), pues en este tipo societario es necesario que la convocatoria se efectúe mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista.

¿Cuál es el término que debe respetarse para convocar a reunión que tiene por objeto aprobar estados financieros de fin de ejercicio?

En caso de que la convocatoria a reunión del máximo órgano social tenga por objeto la aprobación de estados financieros de fin de ejercicio, esta debe efectuarse con una antelación de 15 días hábiles, so pena de configurarse la ineficacia de las decisiones que allí se adopten (C. de Co., arts. 424 y 447).

No obstante, se acota que ese término no aplica para las SAS, ya que, para estas, el término para convocar a la reunión será de cinco días hábiles de antelación (L. 1258/08, art. 20).

Igual término habrá de respetarse en el evento de convocarse a reunión para tratar modificaciones estructurales: transformación, fusión o escisión.

¿El sábado es considerado día hábil para efecto del cómputo del término para convocar?

Sí, siempre y cuando esta se encuentre consagrado en el reglamento interno de trabajo.

Una vez notificados los socios o accionistas de la convocatoria a reunión ordinaria, ¿es posible remitir posterior escrito de desconvocatoria?

Aunque la figura de la desconvocatoria no está reglada, pues en estricto sentido desconoce los efectos que se producen con la convocatoria, la Superintendencia de Sociedades ha sostenido que es viable desconvocar a una reunión del máximo órgano social, siempre que esta sea aprobada por unanimidad de los asociados que representen el capital suscrito.

¿Puede suspenderse varias veces la reunión?

Sí, siempre que la suspensión de la reunión sea aprobada por la mitad más uno de los votos presentes. Pero si la suspensión se prorroga por más de tres días, es necesario que sea aprobada por unanimidad del capital social.

¿El socio o accionista puede renunciar a la convocatoria y ejercer su derecho de inspección?

Sí, aunque solo aplica en las SAS. El accionista puede renunciar a la convocatoria antes de la reunión o durante la reunión. Igualmente, puede renunciar a inspeccionar los libros y papeles de la sociedad. Con ello da a entender que presume la buena fe de que los administradores están obrando conforme a la ley y a los estatutos (L. 1258/08, art. 21).

¿Es válida que la celebración de una reunión ordinaria se efectúe de forma no presencial?

Sí. De hecho, así lo confirma el Decreto 398 del 2020. En las reuniones no presenciales y mixtas se debe garantizar que la comunicación sea sucesiva y simultánea para que no se obstruya el derecho de los asociados a deliberar y decidir.

Se precisa que, en el caso de realizarse una reunión no presencial, el acta deberá laborarse dentro de los 30 días siguientes a la reunión celebrada.

¿Qué sucede si no se realiza la reunión ordinaria en la fecha fijada en los estatutos para este propósito?

De conformidad con el artículo 422 del Código de Comercio (C. de Co.), en ese evento se reunirá el máximo órgano social por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a. m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. En esta reunión no se podrán tratar los temas de aumento o disminución del capital social, como tampoco la transformación, fusión o escisión de la sociedad.

Particularmente, en la convocatoria que efectúe el representante legal de una SAS, este podrá incluir la fecha en que se realizará la reunión de segunda convocatoria en caso de no poderse llevar a cabo la primera reunión por falta de cuórum.

¿Puede un administrador representar las acciones, cuotas o partes de interés de un socio o accionista?

Por disposición del artículo 185 del C. de Co., está prohibido que los administradores ejerzan la representación de asociados en una reunión. Sin embargo, tal prohibición no aplica en las SAS, a menos que en los estatutos se establezca (L. 1258/08, art. 38).

¿Cuál es el cuórum que debe observarse para deliberar en la reunión ordinaria?

Primero, es necesario recurrir a los estatutos sociales para revisar si se reguló allí este asunto. Si es así, se debe respetar el cuórum que se estableció so pena de la ineficacia de las decisiones que se adopten en la reunión.

Segundo, si nada sobre el particular se previó en los estatutos, se aplica el inciso 1º del artículo 68 de la Ley 222 de 1995: “la asamblea deliberará con un número plural de socios que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas”.

¿Cuál es el cuórum que debe observarse para adoptar decisiones en la reunión ordinaria?

Según el artículo 68 de la Ley 222 de 1995, “con excepción de las mayorías decisorias señaladas en los artículos 155, 420 num. 5º y 455 del Código de Comercio, las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes”. Se anota que la consecuencia inmediata de las decisiones tomadas en esta reunión es la oponibilidad de estas para la totalidad de los asociados.

¿Qué se entiende por reunión de segunda convocatoria?

Esta reunión ocurre cuando no se logra el cuórum requerido en la ley o estatutos para instalar la reunión ordinaria. Entonces, debe convocarse de nuevo a reunión para tratar los asuntos ya expuestos en la remisión de la convocatoria anterior. La reunión debe celebrarse no antes de los 10 días ni después de los 30 días, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

¿Cuándo opera la ineficacia, inoponibilidad y nulidad de las decisiones adoptadas en la reunión ordinaria?

- Ineficacia: (i) cuando no se realiza la reunión en el domicilio social; (ii) cuando no se efectúa de forma debida la convocatoria; (iii) cuando no se observa el cuórum deliberatorio.

- Nulidad: cuando las decisiones se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en la ley o cuando las decisiones excedan los límites del contrato social.

- Inoponibilidad: ocurre cuando la decisión adoptada no tiene carácter general. Solo es obligatoria para los socios que votaron positivamente. Los socios que no votaron, o votaron en contra, podrán aceptarla o desconocerla.

¿Qué alternativa tiene el socio o accionista que considere nula alguna decisión adoptada por la asamblea de accionistas o junta de socios en una reunión ordinaria?

El socio podrá instaurar acción de impugnación de actas de asamblea ante la Superintendencia de Sociedades o ante el juez civil del circuito, dentro de los dos meses siguientes a la fecha de emisión del acta. Si está sujeta a registro, el término se cuenta desde la fecha de la inscripción.

Se precisa que pueden instaurar esta acción los socios ausentes o disidentes, los administradores y el revisor fiscal.

¿Qué sucede si no se elaboran ni presentan estados financieros?

En tal evento, no puede haber distribución de utilidades. Recuérdese que el reparto de utilidades debe aprobarse con el 78 % de las acciones, cuotas o partes de interés representadas en la reunión.

Se debe tener presente que en las SAS los accionistas pueden renunciar a su derecho de percibir utilidades y, en su lugar, destinarlas para la constitución de reservas.

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