Cuestiones prácticas sobre la factura electrónica

Lisandro Peña Nossa
Árbitro y experto en Derecho Comercial y Civil

Para una comprensión más pedagógica sobre la factura electrónica, propongo, a través de preguntas y respuestas, un artículo en ese sentido.

(i) ¿Cuál es el proceso de creación de la factura electrónica y cuándo nace como título valor?

Lo primero a decir es que están obligados a expedir la factura electrónica las personas jurídicas y naturales que enajenen bienes y servicios, con ingresos superiores a 3.500 UVT, y en términos generales, todas las personas responsables de IVA.

El emisor podrá expedir la factura electrónica directamente o por medio de un proveedor tecnológico que ofrezca ese servicio.

Para emitir la factura, se entiende que el vendedor o prestador del servicio ha entregado el producto o ha prestado el servicio. Es decir, primero debe realizarse el negocio causal para que pueda librarse la factura y tenga plenos efectos crediticios.

Acto seguido, el vendedor o prestador del servicio genera la factura electrónica, indicando los datos del negocio, valga decir, la identificación de a quién le vendió el producto o prestó el servicio, su RUT, su correo electrónico, la descripción del negocio, precio, vencimiento para su pago, forma de pago. Estos datos son la base para enviar la factura y son requisito para determinar la responsabilidad final (“datos para facturación y envío”). También se incorporan las garantías: codeudores, avalistas, prenda, etc.

Lo anterior se incorpora en un formato predefinido que ha de contener no solo los requisitos legales descritos (C. de Co., arts. 621 y 774), sino también fiscales (E. T, arts. 616 y 617).

Se acota que, en el proceso de generación de la factura electrónica, se ha de incluir el código CUFE, que es un requisito para la validación previa a su expedición, es constituido por elementos alfanuméricos que tienen por objetivo identificar de manera inequívoca la factura, es decir, no pueden existir dos facturas con el mismo CUFE. En términos jurídicos, el CUFE sustituye la firma del creador (C. de Co., art. 621, num 2), y es calificado como firma digital, pues brinda autenticidad, integridad de la información, confidencialidad, no repudiación.

Así, se anota que la factura electrónica se distingue por: el CUFE, número. de la factura, resumen del documento generado: día, mes, año, hora.

Posteriormente, se debe generar el acuse de recibo por el comprador del producto o beneficiario del servicio. Este, además, debe verificar su conformidad con la mercancía recibida o el servicio prestado, así como el valor adeudado por su causa y el cumplimiento de los requisitos formales; o, por el contrario, recibida, debe realizar el reclamo por cualquier inconsistencia en la mercancía o servicio prestado, por la falta de cumplimiento de cualquiera de los requisitos de la factura o porque el precio, forma de pago o garantías no se ajustan a lo acordado. Este reclamo se ha de manifestar por vía correo o cualquier medio que manejen las partes, y para subsanarlo, se ha de proceder mediante una nota crédito.

Luego, el emisor deberá expedir una nueva factura con los desacuerdos corregidos. Superadas las diferencias, dentro de los tres días hábiles siguientes el comprador o beneficiario del servicio deberá impartir aprobación a satisfacción del bien o servicio adquirido, calificándose esto como la aceptación expresa de la factura. De lo contrario, operará la aceptación tácita, esto es, si el comprador o beneficiario del servicio no imparte la aprobación de la factura pasados tres días hábiles desde que la recibe; en este evento el emisor deberá dejar constancia bajo gravedad de juramento de la aceptación tácita.

Cumplidos los anteriores pasos, se obtiene el estado de habilitación o registro de la factura en la plataforma Radian, y surge a la vida jurídica y comercial la factura electrónica como título valor, pudiendo hasta entonces ser negociada.

(ii) ¿Ocurrió algún cambio considerable respecto a la factura convencional en lo relacionado a sus requisitos de forma?

- No se requiere emitir las dos copias que exigen el artículo 3º del Decreto Reglamentario 3327 del 2009.

- El CUFE equivale a la firma del vendedor o prestador del servicio, y es calificado como firma digital.

- La factura electrónica debe tener fecha de vencimiento, en cambio, en la factura convencional es permitida su emisión sin este dato. Sin embargo, la norma indica que se vencerá a los 30 días calendario siguientes de la entrega de la mercancía o de la prestación del servicio (L. 1231/08, art. 3º).

- En caso de operar la aceptación tácita, dicha circunstancia deberá consignarse bajo gravedad de juramento y, hasta entonces, nace como título valor. Es decir, se inaplican los requisitos de que tratan el artículo 773, inciso tercero y el Decreto Reglamentario 3327 del 2009.

- En la factura electrónica hasta tanto no se hayan cumplidos los pasos antes mencionados en la primera pregunta, el vendedor del bien o prestador del servicio no la puede negociar a un tercero. Por lo tanto, no se da aplicación a la acción de carácter penal que trata el inciso segundo del numeral 6º del artículo 5º del Decreto 3327 del 2009.

(iii) ¿Cuál el rol de la radian en el marco de la gestión de las facturas electrónicas?, ¿Todas las facturas electrónicas se registran en el Radian?

La circulación de un título valor desmaterializado pende de un sistema que se encargue de gestionar y custodiar el tráfico de este. En concreto, para el caso particular de la factura electrónica de venta, la Dian se encargó de desarrollar y administrar la plataforma informática Radian.

En esta plataforma se registrarán las facturas electrónicas que cuenten con su respectivo Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) y cuyos requisitos de forma hayan sido previamente validados por la Dian.

En lo siguiente al registro de la factura electrónica, toda operación que se cause sobre el título valor tendrá su respectivo CUDE, a fin de otorgar una trazabilidad segura al proceso de circulación del título valor.

En síntesis, en el Radian se registran todos los siguientes actos relacionados con la factura electrónica de venta: i) inscripción en el Radian de la factura electrónica de venta; ii) endoso electrónico; iii) aval; iv) mandato; v) informe para el pago; vi) pago de la factura electrónica de venta como título valor; vii) limitación y terminación de la limitación para circulación de la factura electrónica de venta como título valor; y viii) protesto.

Se acota que en el Radian únicamente se registran las facturas de venta a plazos o crédito. No se registran las facturas que se pagan de contado.

(iv) Con la modalidad de la gestión de la factura de venta por medios electrónicos, ¿operan la totalidad de las excepciones a la acción cambiaría (C. de Co, art. 784)?

- Las excepciones previstas en los numerales 1º, 2º, 3º del artículo 784 del Código de Comercio (C. de Co.) resultan inaplicables por la variación en el procedimiento de creación de la factura electrónica.

- La excepción del numeral 4º del artículo 784 resulta inaplicable, pues para la creación de la factura electrónica es exigible dar cumplimiento a los requisitos contenidos en los artículos 621 y 773 del C. de Co.

- La excepción prevista en el numeral 5º del artículo 784 es inaplicable, porque es imposible alterar el texto de la factura electrónica, pues está contenida en un documento tipo XML.

- Las excepciones de los numerales 11 y 12 del artículo 784 no se pueden proponer, pues cualquier circunstancia que afecte al negocio causal, si pasados tres días de recibido el producto o prestado el servicio, el beneficiario o comprador guarda silencio o no realiza ningún reparo, se entiende que encuentra a satisfacción el negocio realizado.

(v) ¿Cómo se aporta la factura electrónica en un proceso ejecutivo?

 

En caso de exigibilidad judicial del derecho contenido en el título valor, la factura electrónica se debe aportar por medio magnético que contenga su formato original de XML (representación gráfica de la factura). El documento XML es el comprobante fidedigno de la operación comercial, pues contiene los datos completos de la transacción.

Se acota que, si se realiza un pago parcial del importe contenido en la factura, será el tenedor legítimo quien registre este hecho en el Radian, quedando exigible la factura por el monto no pagado.

(vi) ¿Cuáles son los errores generalizados que cometen los juzgados al no librar mandamiento ejecutivo de las facturas electrónicas?

Los errores en que con mayor frecuencia se han visto son el rechazo de la demanda por falta de la firma del creador de la factura electrónica. Ya se ha dicho, el código CUFE hace las veces de la firma.

(vii) ¿Es obligatorio que el legítimo tenedor de la factura electrónica informe al comprador o beneficiario del bien o servicio sobre su tenencia tres días antes del vencimiento del título valor?

 

Acaecidos los supuestos que habilitan el pago del importe contenido en la factura electrónica, surge duda sobre la obligatoriedad de materializar la expresión “tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio”, prevista en el parágrafo del artículo 773 del Código de Comercio y replicada en el anexo técnico de la Resolución 000015 de 2021. Por ello, tal disposición será analizada con el propósito de determinar los efectos que se ocasionan en el evento de inobservarse el procedimiento de “informar” que allí se establece.

Así, lo primero a señalar es que el término “informará” denota un mero acto que pretende publicitar al comprador o beneficiario del bien o servicio el estado en que se encuentra la factura electrónica en su pago y que, en armonía con la integridad de normas que la regulan, no es de tipo inexorable. Así, la omisión de la formalidad descrita no represente en la práctica una obstrucción para ejercer la acción cambiaria.

De hecho, para resolver la cuestión planteada, el Código General del Proceso únicamente indicó que la falta o yerros en los requisitos formales que deben atender el título valor son susceptibles de discutirse mediante recurso de reposición contra el mandamiento ejecutivo, sin que ello suponga, como ya se dijo, un freno insuperable para hacer efectivo el pago.

Ahora, es de acotar que si bien por virtud del artículo 779 del Código de Comercio son aplicables las normas que regulan la letra de cambio en lo no o previsto para la factura cambiaria, ello tampoco representa que ante la falta del informe para el pago opere la caducidad de la acción cambiaria de regreso del último tenedor, pues, como se indicó, la expresión “informará” no se constituye como un mandato de orden imperativo.

(viii) ¿Qué documentos se deben aportar para el cobro ejecutivo de la factura electrónica?

Ha de aportarse el formato XML que contiene la información del título valor; la constancia de envío de la factura electrónica; si operó la aceptación tácita, la certificación y/o declaración bajo gravedad de juramento de la ocurrencia de tal fenómeno; finalmente, en la práctica se suele aportar la representación gráfica de la factura electrónica en formato PDF o PNG.