“La transformación digital de la justicia es un proyecto de Estado, no de Gobierno”

A finales de febrero, la Procuraduría General de la Nación organizó el foro Digitalización de los sistemas de justicia, con el fin de conocer las experiencias de varios países sobre la aplicación de la tecnología en sus administraciones de justicia.

 

Durante el evento, ÁMBITO JURÍDICO conversó con José Luis Hernández Carrión, subdirector general de Nuevas Tecnologías del Ministerio de Justicia de España, sobre este tema, que cobra aún más importancia por el papel que ha jugado la tecnología en el mundo durante la pandemia.

 

ÁMBITO JURÍDICO: ¿Cómo llevar a cabo una transformación digital de la justicia que involucre a la Administración de Justicia, a la empresa privada y a los usuarios?

 

José Luis Hernández Carrión: Sin duda, involucrar a los diferentes agentes impactados es un aspecto clave para lograr con éxito la transformación digital. Pero lograr la cooperación de las instituciones, administraciones y operadores jurídicos no es una tarea sencilla. Cada agente tiene sus propios intereses y tiende a velar por sus necesidades, por ello desde el Ministerio de Justicia hemos querido hacerles partícipes desde la toma de decisiones y contar con su visión desde el primer momento.

 

Para eso, hemos promovido la creación de diferentes herramientas que nos han permitido impulsar esta cooperación. Una de ellas es el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE), que actúa como órgano de coordinación entre las diferentes administraciones ofreciendo un cauce institucional en materia de nuevas tecnologías de la justicia. En dicho comité tienen representación el Consejo General del Poder Judicial, las diferentes comunidades autónomas que tienen competencias transferidas en materia de justicia, la Fiscalía General del Estado y el Ministerio de Justicia. A través del CTEAJE, se está definiendo proyectos que contribuyen directamente a la digitalización de la justicia.

 

También, hemos promovido la creación de grupos de trabajo con representantes de todos los sectores: asociaciones profesionales de jueces, fiscales y letrados de la Administración de Justicia y organizaciones sindicales. Estos encuentros nos han permitido presentarles las diferentes iniciativas tecnológicas, así como intercambiar opiniones y recoger sus aportes y aspectos de mejora como principales usuarios de las soluciones.

 

Á. J.: ¿Qué le aportan las TIC a la justicia?

 

J. L. H. C.: Para nosotros, una de las principales aportaciones de las TIC a la Administración de Justicia es la posibilidad de facilitar el acceso a todos los ciudadanos. Hemos alcanzado una justicia más accesible disponible 24 horas los 7 días de la semana. Pero no solo eso, la incorporación de la tecnología a la justicia ha permitido dotar de mayor autenticidad a los documentos gracias al uso de la firma digital y también más confidencialidad, al exigir una autenticación previa si se quiere consultar el expediente judicial. Además, la inclusión del Código Seguro de Verificación permite su identificación de forma única, garantizando la integridad de la documentación. Nuestro expediente judicial tampoco se puede fragmentar, ni modificar. Y, por supuesto, tiene todas las garantías de conservación al estar digitalizado, almacenado en servidores y protegido ante cualquier incidente.

 

Pero, además, la transformación digital nos ha permitido ser más eficientes y ahorrar más de 3.000 millones de euros, gracias a la presentación electrónica de escritos. También hoy contamos con una justicia más sostenible, porque hemos reducido cerca de 794.000 toneladas de emisiones de CO2, algo así como la contaminación que producen más de 1.800 vuelos de Madrid a Bogotá. Y hemos conseguido ser más ágiles, reduciendo un 10 % de media los tiempos de tramitación con el expediente judicial electrónico.

 

Á. J.: Muchos sistemas de justicia que se han oralizado vuelven a ser escritos por la simple praxis de los operadores, como la transcripción de audiencias o de sentencias. ¿Cómo evitar que esto suceda?

 

J. L. H. C.: En España, la trascripción de las audiencias o sentencias no se ha visto como un problema, sino como una oportunidad para poner en marcha proyectos de inteligencia artificial de machine learning adaptados a la Administración de Justicia que facilitan el trabajo de los operadores.

 

Una de las iniciativas en las que se está trabajando es el sistema de Dictado, que utiliza técnicas de procesamiento de lenguaje natural para la asistencia en la creación de documentos para jueces, fiscales y letrados de la Administración de Justicia.

 

Por otra parte, también se va a poner en marcha la “textualización” de las grabaciones para la generación automática del texto, tomando como origen los videos grabados durante las vistas y las declaraciones. Esta solución, entre otras funcionalidades, permite añadir búsquedas de texto libre sobre el contenido del video, con el fin de ir a momentos determinados, lo cual agiliza notablemente la revisión de las vistas por parte de los interesados.

 

Á. J.: ¿Cómo alcanzar en realidad un expediente judicial?

 

J. L. H. C.: Hacer realidad un expediente judicial electrónico requiere cumplir con cinco elementos fundamentales, que van a proporcionar la protección de la información. En España, estas dimensiones vienen establecidas por el Esquema Nacional de Seguridad. A través de una política de seguridad en el uso de medios electrónicos en las administraciones públicas, este esquema tiene por finalidad garantizar la confianza en el uso de medios electrónicos, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos.

 

Estas cinco dimensiones que debe cumplir el expediente judicial para que logre ser electrónico son: (i) la disponibilidad de los datos almacenados que permita acceder a ellos y ser compartidos a pesar de que se produzcan interrupciones del servicio. (ii) La integridad de los datos, para evitar cualquier tipo de manipulación. (iii) Los datos almacenados, procesados y transmitidos deben estar protegidos contra cualquier filtración, lo que garantiza la confidencialidad. (iv) Se debe asegurar la identidad de origen y destino, para no permitir suplantaciones o engaños. (v) Y la última dimensión, aunque no menos importante, es la trazabilidad, para ser capaces de perseguir cualquier violencia de la información y registrar toda actividad.

 

Á. J.: ¿Cómo cambiar la mentalidad de los operadores, abogados y administradores de justicia que se oponen o se niegan a adoptar la tecnología en sus procesos?

 

J. L. H. C.: Implicar y contar con el compromiso de los agentes involucrados de manera directa o indirecta en el proceso de transformación digital es uno de los elementos clave.

 

Pasar de una justicia en papel a una justicia digital supone un cambio cultural, un cambio de mentalidad y de forma de trabajar que debe llegar a las personas para que adapten su comportamiento a las nuevas realidades y exigencias, pero ¿cómo conseguirlo? Contar desde el primer minuto con la participación de los usuarios, escuchar sus necesidades y sus propuestas nos va a permitir definir soluciones totalmente adaptadas a las necesidades reales, con las que se sientan identificados y promover así la complicidad y la cooperación.

 

Á. J.: ¿Algún día se podrá llegar a la cultura “cero papel” y 100 % TIC?

 

J. L. H. C.: Claro que sí, ese es nuestro objetivo. Ya son muchos los sectores que trabajan 100 % en digital, ¿por qué la justicia no puede ser uno de ellos? Pero lograr una justicia 100 % digital no debe ser el fin del camino. Una justicia totalmente digitalizada implica estar en constante estado de renovación y cambio. Hoy, los desarrollos tecnológicos avanzan con gran rapidez. Debemos estar a la vanguardia de las últimas novedades.

 

Siguiendo esta línea, actualmente en España tenemos definidos un conjunto de proyectos a los que llamamos “tecnologías disruptivas”, cuya finalidad es alcanzar una administración eficaz para así ofrecer un servicio de calidad a todos los ciudadanos, aprovechando al máximo las ventajas de la innovación, el análisis del dato y la tecnología. Hoy, ya estamos trabajando en el empleo de big data, aprendizaje automático, biometría y algoritmos de inteligencia artificial que nos ayudarán a agilizar la tramitación de los procedimientos.

 

En este sentido, no podemos dejar de buscar una justicia 100 % TIC, pues las ventajas que nos depara la tecnología nos abren un nuevo campo de oportunidades.

 

Á. J.: ¿Qué debe aprender Latinoamérica y, en particular, Colombia de la transformación digital de España?

 

J. L. H. C.: Si echamos la vista atrás y recordamos nuestros inicios hace 10 años, muchos han sido los pasos que hemos dado hasta situarnos en el estado actual. Ha sido un camino largo y duro, pues una experiencia de tal envergadura requiere que nunca bajes la guardia. Aun así, muchos han sido los inconvenientes y los obstáculos que nos hemos encontrado.

 

Estas lecciones aprendidas son las que han conseguido que hoy nos situemos como la primera administración electrónica frente al resto de países europeos similares en relación a tamaño y complejidad.

 

Si tuviéramos que aconsejarles sobre aquellos aspectos más relevantes que nos han permitido avanzar tan lejos destacaríamos la importancia de mantener una colaboración y cooperación estrecha y constante con los diferentes agentes, organismos e instituciones involucradas. Se debe velar por llevar a cabo una estrategia común, para unir esfuerzos y definir soluciones comunes que garanticen la interconexión y la interoperabilidad. La transformación digital de la justicia es un proyecto de Estado, no de Gobierno.

 

Otra de las lecciones que nos ha enseñado este proceso es respecto al diseño de los sistemas. Dada la rapidez de los avances tecnológicos, la evolución de la normativa aplicable y las nuevas necesidades y exigencias que surgen de una sociedad en constante cambio, debemos dejar de pensar en sistemas monolíticos y únicos para toda la Administración de Justicia, pues presentan una alta complejidad de ejecución, dificultan el crecimiento e interoperabilidad y terminan quedándose obsoletos. La concepción de los nuevos sistemas debe ser modular, de manera que cada uno de los módulos permita realizar implantaciones progresivas y paralelas al curso de la actividad judicial.

 

La transformación digital es un proceso constante, continuo y acumulativo que no puede depender de los devenires políticos y no puede ignorar las necesidades y realidades de los profesionales de justicia pues son los principales usuarios impactados.

 

Á. J.: ¿Qué país es ejemplo en la región sobre transformación tecnológica de la justicia?

 

J. L. H. C.: La implantación de las TIC en el ámbito judicial se encuentra en una fase relativamente incipiente en los países miembros de la Unión Europea. En este sentido, el organismo encargado de impulsar este proceso de transformación digital de los sistemas judiciales a nivel comunitario es la Comisión Europea para la Eficiencia de la Justicia (CEPEJ).

 

No obstante, no podemos dejar de mencionar a Estonia, bien conocido por todos como el primer país digital del mundo. Obviamente, parte del éxito de su digitalización fue su necesidad de disponer de estructuras de estado independientes y propias tras su salida de la URSS en 1990. Pero esta incorporación de la tecnología de manera masiva la sitúan hoy como uno de los países en los que el 99 % de los trámites oficiales que el ciudadano necesita hacer con la administración se pueden realizar a través de un único portal. Desde el año 2000, no existe un papel en las administraciones, los consejos de ministros firman en digital sus documentos y todos los datos de su sistema de salud están digitalizados, funcionando sus procesos de manera totalmente digital.

 

Sin embargo, el tamaño y la complejidad de la administración en España es superior a la de Estonia. No dudamos que podemos inspirar nuestras actuaciones en sus casos de éxito, pero es importante mantener la noción de nuestra realidad. A este respecto, España es uno de los países pioneros en la aplicación de las TIC en la justicia. La temprana implantación de la tecnología ha producido que, hoy, la ardua tarea de transformar digitalmente la Administración de Justicia este prácticamente culminada. Ejemplo de ello es que, en la actualidad, el 99 % de los órganos judiciales y el 93 % de las fiscalías del ámbito competencial del Ministerio de Justicia ya trabajan en digital.

 

Como consecuencia de la mencionada transformación, España se ha convertido en un referente en las TIC de la justicia para el resto de Estados miembro. Muestra de lo expuesto es el reconocimiento recibido por la CEPEJ en su informe anual relativo a las directrices sobre ciberjusticia en que se manifiesta que España es uno de los países más desarrollados de Europa en la implantación y desarrollo de las TIC en la Administración de Justicia.