Excepción a los procedimientos de debida diligencia: ventas masivas y minoristas

Nicolás Castro Márquez
Asociado de Posse Herrera & Ruiz

La debida diligencia, en el contexto de los programas de cumplimiento para la prevención de riesgos de lavado de activos y corrupción, es un proceso esencial que implica la adopción de medidas para conocer a fondo a las contrapartes, comprendiendo sus negocios, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones. Este enfoque basado en riesgos busca prevenir y mitigar los riesgos asociados con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM).

¿Qué dice la regulación sobre la debida diligencia en general? La regulación colombiana, en particular el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades (Supersociedades), establece la obligatoriedad de la debida diligencia como mecanismo clave para la detección y mitigación de riesgos de LA/FT/FPADM en las empresas. Esta debe adaptarse al riesgo inherente a cada operación, considerando la naturaleza y tamaño del negocio, operaciones, productos, contratos, países, áreas geográficas y otras características particulares de la compañía y de sus contrapartes.

Aunque la obligación de adelantar actividades de debida diligencia es general y aplica a todas las contrapartes (clientes, proveedores, empleados, asociados, etc.), la regulación contempla una excepción en el caso de ventas masivas o retail (minoristas. Esta excepción reconoce la dificultad de realizar procedimientos exhaustivos de debida diligencia de contrapartes en situaciones donde la comercialización de productos se lleva a cabo de manera masiva, por el volumen de las operaciones y la velocidad en la que se realizan las transacciones.

En el Oficio 220-027461 del 16 de marzo del 2021, la Supersociedades brindó claridad sobre el alcance de la excepción. Destaca la importancia de diseñar umbrales de riesgo, evaluando y documentando detalladamente la imposibilidad de desarrollar la debida diligencia en casos de ventas masivas. Esta evaluación debe ser parte de la matriz de riesgo de LA/FT/FPADM de la empresa.

¿Qué se entiende por ventas minoristas y por ventas masivas?

Minorista: se refiere a la reventa de mercancías o productos, ya sean nuevos o usados, destinados exclusivamente para consumo personal o doméstico. Esta definición, respaldada por el Dane, implica la venta sin transformación, a la vista del público en general.

Ventas masivas: aunque no está definido legalmente, se interpreta como la celebración de contratos que transfieren el dominio de una cosa a cambio de un precio pactado, realizados en gran cantidad. La dificultad de llevar a cabo debida diligencia en estos escenarios conlleva la aplicación de la excepción.

¿Cuáles son los requisitos para poder aplicar esta excepción?

- Establecer umbrales de materialidad: la empresa debe establecer umbrales de materialidad por debajo de los cuales es posible exceptuar a la contraparte de la debida diligencia. Dicho umbral debe atender a su propio análisis de riesgos.

- Evaluación documentada: la dificultad de llevar a cabo la debida diligencia de forma eficiente debe estar evaluada y documentada. Esta documentación debe ser parte integral del sistema de administración del riesgo LA/FT/FPADM (Sagrilaft) de la entidad.

- Concentración en operaciones inusuales: cuando la debida diligencia no es posible en ventas masivas, la empresa debe concentrar sus esfuerzos de conocimiento en operaciones inusuales. La definición de operaciones inusuales puede ser establecida por la empresa misma, adaptándose a sus características específicas y riesgos asociados.

En conclusión, la excepción en la debida diligencia para ventas minoristas, aunque necesaria en casos de ventas masivas, requiere una cuidadosa evaluación y documentación. Es vital para las empresas entender y aplicar estos conceptos de manera efectiva, manteniendo el equilibrio entre el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa en el dinámico escenario empresarial colombiano.  

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